Niels van Buren (Swink): Een mooi dashboard met data? Zet dan eerst deze stappen

Allereerst. Swink is geen gewoon internetbureau. ‘We ontsluiten de unieke talenten van mensen met autisme’, vertelt directeur Niels van Buren. ‘Zij hebben kwaliteiten waardoor ze heel goed zijn in het werk dat ze bij ons doen, namelijk data analyseren of bedrijven helpen digitaal toegankelijk te worden. Mensen met autisme denken gestructureerd en gefocust, hebben oog voor detail. Wij kijken niet naar beperkingen, maar naar wat iemand kán.’

Dat principe hanteert hij ook voor zichzelf. Tien jaar geleden hoorde Van Buren dat hij leed aan MS, een ziekte van het centrale zenuwstelsel. Niet lang daarna stond hij als eerste man met MS op de top van de Mount Everest. ‘Ik ben na die diagnose anders gaan denken, dingen anders gaan doen. Ik heb een drive gekregen om van negatieve dingen iets positiefs te maken. Ik wil kijken naar wat ik zelf belangrijk vind, niet naar wat anderen van me verwachten. Als ondernemer wil ik niet meer focussen op het creëren van aandeelhouderswaarde, maar meer impact maken op de levens van anderen. Bij Swink komen al deze zaken samen.’

Rapportages en grafieken

Swink helpt klanten onder meer met het ontsluiten van hun data, en bij het visualiseren van die data in een dashboard. Dat geeft op één pagina een overzicht weer van verschillende gegevens en statistieken, in mooie grafieken, tabellen en rapportages.

 ‘Zo wilde een groot ziekenhuis graag weten hoe het werd gepercipieerd bij de stakeholders. Dus polste het medewerkers, patiënten en ambtenaren. De uitkomsten van dat onderzoek wilde het ziekenhuis vervolgens combineren met data uit social media en nieuwssites. Hebben positieve berichten in de media effect op hoe patiënten het ziekenhuis waarderen? Wat vinden bepaalde stakeholders van bepaalde onderwerpen? Kortom, de organisatie wilde alle losse data combineren, en die vervolgens visueel maken. Zo konden ze zien op welke punten ze het wel en niet goed deden, en daar hun beleid op aanpassen.’

Swink helpt bedrijven bij het opzetten van een database, een soort centrale opslagplaats voor data waaruit het datavisualisatiesysteem kan putten. ‘Wat ik merk is dat ondernemers wel een mooie dashboard willen, maar de stappen ernaartoe soms over het hoofd zien. Ze gaan te snel.’ Welke stappen dat zijn? Van Buren gaat er grofweg doorheen.

#Stap 1: Wat wil je weten?

‘Het maakt niet in welke tak van sport je werkt, binnen een bedrijf wordt veel data gegenereerd. Denk aan financiële en operationele data, gegevens over klanten. Datagedreven werken – en ook datavisualisatie – begint bij de vragen: wat voor data heb ik, en waar verzamel ik die? Waar kan ik ze op toepassen, welke vragen kan ik ermee beantwoorden? Misschien wil je weten hoe het gaat met je productie, hoeveel omzet je volgend jaar gaat draaien, waar de hoogste kosten binnen je personeelsbestand liggen. Data helpt je die vragen te beantwoorden, maar ga eerst na welke vragen je sowieso hébt.’

#Stap 2: Breng data samen

Heb je die vragen helder, dan gaat het erom welke data je daarvoor nodig hebt en waar je die kunt vinden. ‘Organisaties werken vaak met verschillende systemen. Een klantenbeheersysteem, een voor offertes, productie, een aparte voor Human Resources. Die verzamel je allemaal in een database.’ Je kunt in Excel een eigen database aanmaken of, als je het groter aanpakt, op een server als Microsoft SQL (Structured Query Language). En wees gerust: alle samengebrachte gegevens kun je goed beveiligen in de cloud via Microsoft Azure.

#Stap 3: Orden 

Daarna is het een zaak van data structureren en ordenen. Gegevens uit je website hier. Klantendata daar. ‘Hanteer daarbij het principe garbage in is garbage out.’ Daarmee wordt bedoeld dat een computersysteem alleen bruikbare informatie kan geven, als zij met de juiste informatie wordt gevoed. ‘Data moet je daarom uniform classificeren. Dus ook niet de ene keer ‘10 januari’ opslaan en de andere keer ’10-1’. Pas als je data structureert, kunnen gegevens snel en accuraat teruggevonden worden.

#Stap 4 Visualiseer

‘Allereerst: dat kan ook gewoon in Excel. Het programma biedt veel mogelijkheden. Maar het kan gebruiksvriendelijker. Populaire datavisualisatietools zijn bijvoorbeeld Data Studio van Google, Tableau en Qlik Sense. Organisaties die Microsoft Office 365 gebruiken krijgen er vaak Power BI bij.’ Met deze tools haal je gegevens uit je database om die uiteindelijk om te zetten in taartdiagrammen, geografische ordeningen of verschillende tijdsstructuren.

Fancy tools

Data is hot, concludeert Van Buren. ‘Er wordt steeds meer informatie verzameld. Organisaties weten dat ze veel data beschikbaar hebben, maar beseffen misschien minder wat ze ermee kunnen. Bij datagedreven werken komen al gauw technische componenten om de hoek kijken. Op dat vlak wordt door ondernemers vaak gezocht naar externe expertise. Ik zou zeggen: laat je niet overdonderen door alle technische mogelijkheden. Laat je niet gek maken door alle fancy tools. En wees je ervan bewust dat data jou alleen kan helpen als je de juiste vragen stelt. Data geeft niet overal antwoord op.’

Relevante links en concrete casus:

• Blog Digitale toegankelijkheid https://swink.nl/kosten-digitale-toegankelijkheid/  
• Blog datavolwassenheid https://swink.nl/organisatie-groei-datavolwassenheid/ 
• Quick scan datavolwassenheid https://swink.nl/advies/datavolwassenheid/ 
• Blog Databronnen juiste structuur https://swink.nl/databronnen-juiste-structuur/ 
• Blog Dashboardtooling https://swink.nl/dashboardtooling-data-in-een-tool/